ProKita

Prokita - Sage Zertifizierte PartnerlösungDie Betreuung von Kindern in Kindertagesstätten ist ein wirtschaftlicher Faktor für die Familie und eine hohe Verantwortung für die Sozialen Träger. Sie ist nicht nur ein gesetzliches Recht und eine gesellschaftliche Aufgabe, sie ist auch eine verantwortungsvolle soziale Dienstleistung. Die steigenden Kosten dieser Dienstleistung werden heute immer mehr zum wirtschaftlichen Faktor für die Eltern. Deshalb ist ein sorgfältiger Umgang mit den Elternbeiträgen, den Zuschüssen und den zur Verfügung stehenden Kapazitäten notwendig.

 

Gebührenberechnung verschiedener Satzungen und kommunalen Regelungen

Sie geben nur die Vertragsparameter ein und der aktuelle Gebührenassistent berechnet automatisch alle relevanten Elternbeiträge und Zuschüsse/Ermäßigungen.

Einheitliche Regelungen zur Ermittlung von Elternbeiträgen und Zuschüssen gibt es nicht. Satzungen unterscheiden sich, Zuschüsse für einkommensschwache Familien oder integrativ betreute Kinder werden unterschiedlich gehandhabt. So viele Freiheitsgrade machen eine automatische Gebührenberechnung unmöglich? Nicht mit ProKita! Mit individuellen Gebühren-Assistenten, die nach ihren Wünschen konzipiert werden, haben wir bisher jede Gebührenberechnung unterstützen können. Auch Spezialfälle mit Patchwork-Familien, geteiltem Sorgerecht, Kindern aus Fremdkommunen und Zuschüssen, die mitten im Monat beginnen oder enden, müssen für den Sachbearbeiter handhabbar bleiben.

Ein Auszug aus unserem Portfolio zeigt die Bandbreite der Möglichkeiten, denn die Anzahl der Parameter, die zu einem Elternbeitrag führen, scheint unerschöpflich.

  • Alleinerziehend
  • Zukaufstunden (über Rechtsanspruch)
  • Diverse Einkommensparameter
  • Zuschüsse nach KJHG, für Maßnahmen der Agentur für Arbeit, von Unternehmen bei Firmen-Kitas
  • Anzahl Geschwisterkinder, Personen im Haushalt
  • integrativ betreute und Pflege-Kinder
  • Gastkinder (auch Tageweise)
  • Ferienbetreuung in Horten
  • Eingewöhnungszeitraum
  • Tageweise Abrechnung nach Anwesenheit
  • Vorschulkinder

In Sachsen-Anhalt gibt es seit 2014 einen Paragraphen im KiFöG, laut dem der Elternbeitrag eines Kindes in Abhängigkeit des Elternbeitrages älterer Geschwister ermittelt werden muss. Dies führt dazu, dass teilweise auch Geschwister, die in anderen Einrichtungen betreut werden erfasst werden müssen.

 

Abrechnung von Leistungen in unterschiedlichen Zeiträumen und diversen Zusammensetzungen

Vom Verpflegungsbeitrag bis zu Mehrbetreuungsstunden, von der regelmäßigen Abrechnung des Sprachkurses bis zum einmaligen Einzug des Exkursionsbeitrags bleiben bei der Leistungsabrechnung keine Wünsche offen.

In vielen Einrichtungen gibt es Zusatzangebote mit Extra-Kosten, die auf die Eltern umgelegt werden sollen.

  • Sprachkurs, musikalische Früherziehung, Sportgruppe, u.v.m. (monatlich)
  • Zusatzbeitrag über die kommunale Satzung hinaus z.B. für Bastel-Materialien (jährlich)
  • Verpflegung nach Anzahl gegessener Portionen (tägliche Erfassung – monatliche Abrechnung)
  • Reinigungs- bzw. Wäschepauschale für Bettwäsche und Handtücher (monatlich)
  • Abrechnung von Integrativ-Kindern nach Anwesenheitstagen (teils quartalsweise)
  • Extra-Kosten für Betreuung nach Schließzeit (nur bei Inanspruchnahme)
  • Kontingent an Zukaufstunden über den Rechtsanspruch (nur bei Bedarf)
  • Einmal-Kosten für Exkursionen, Fotographen-Termine oder Kita-Feste
  • Gruppenkassen-Pauschale (einmal jährlich, nur für die Monate in denen das Kind die Kita besucht)
  • Beiträge für Mitglieder des Fördervereins

Die Möglichkeiten sind mit dieser Liste noch lange nicht erschöpft. Bei dieser Flut an Buchungen sowohl die Forderungen an die Eltern, als auch den Überblick über die ganze Einrichtung zu behalten ist schwierig? Nicht mit ProKita! Wir haben große Erfahrung mit verschiedenen Systemen der Erfassung und Abrechnung von stunden-, tage- oder monatsweise Dienstleistungen oder einmalige und wiederkehrende Buchungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie zu Lasten der Eltern oder durch Zuschüsse von Dritten erfolgen.

 

Rückwirkende Korrekturen durch stetige Historienführung

Sämtliche Abrechnungen können jederzeit durch Korrekturrechnungen überarbeitet werden. Durch konsequente Fortschreibung der Historie können Auswertungen helfen, Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Die manchmal Monate verspätete Bewilligungen von Ermäßigungen, rückwirkende Informationen über Änderungen an Vertragsparameter oder unabsichtliche Zahlendreher führen oft zu umfangreichen Änderungen. Die Korrekturen an bereits gebuchten Beträgen sind kompliziert? Nicht mit ProKita! Alle Vertragsparameter sind jederzeit einsehbar und können auch rückwirkend geändert werden. Daraus resultierende Änderungen am Elternbeitrag oder Zuschüssen von Kommune, Land oder Anderen werden automatisch verrechnet und die Differenz als Gutschrift oder Forderung erzeugt.

 

Planung von Kapazitäten und Voranmeldungen

Durch die Erfassung künftiger Änderungen und ein Voranmeldesystem von Geschwisterkindern und anderen Interessenten sind Kapazitäten und Auslastungen über Jahre hinweg planbar.

Um eine Kindertagesstätte nicht nur pädagogisch und erzieherisch erfolgreich zu leiten, sondern auch wirtschaftlich arbeiten zu können ist es wichtig, die Auslastung der Einrichtung im Blick zu behalten. Denn nur wenn die Einnahmen stimmen, können neue pädagogische Angeboten erschlossen werden. Für viele Einrichtungsleiter sind diese Auswertungen konfus und unübersichtlich? Nicht mit ProKita! Denn sie sind in Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitern entstanden.

Sie können in ProKita sämtliche erforderliche Kapazitäten hinterlegen und jederzeit den Stand der Auslastung sehen. Interessenten und Geschwisterkinder können in ProKita gespeichert werden, um auch für die nächsten Monate und Jahre die Auslastung im Voraus sehen zu können. Alle bereits feststehenden Änderungen bei bereits betreuten Kindern können bereits zum Zeitpunkt der Aufnahme hinterlegt werden. Sei es die Änderung vom Krippenalter zum Kindergartenalter, der Wechsel in den Hort oder das Ausscheiden aus der Einrichtung. Wenn Sie alle diese Informationen konsequent führen, sind frei werdende Kapazitäten frühzeitig zu erkennen.

Auswertungen können nach Anzahl Kinder oder nach Anzahl Wochenstunden geführt werden. Auch Exporte nach MS-Excel mit den aktuellen Belegungszahlen und den zukünftigen Prognosen sind möglich. Diese Daten sind außerhalb von ProKita auswertbar und von Dritten einsehbar.

 

Statistik für Statistisches Bundesamt und andere Institutionen

Auswertung von zurückliegenden und zukünftigen Zeiträumen für Nachweise gegenüber Ämtern, Kommunen und Kontrollgremien. Auch Statistiken für Land und Bund können automatisiert erstellt werden.

Nicht nur für die interne Arbeit sind Statistiken und Auswertung unerlässlich, sondern auch Dritte fordern immer wieder Daten ab. Die Kommune, das Land oder der Bund führen Statistiken, um die Bildungspolitik zu verbessern. Ämter, die Zuschüsse gewähren erwarten Auswertungen, um quartalsweise oder Jahresweise die Zahlungen zu prüfen. Wirtschaftsprüfer brauchen Nachweise über Elternbeiträge und Zuschüsse. Viele der Zahlen sind verstreut in MS-Excel-Tabellen. Diese zusammenzuführen ist enorm zeitaufwendig? Nicht mit ProKita! Ein Großteil der erforderlichen Daten ist schon in ProKita. Durch erweiterbare Kennzeichen lassen sich sowohl periodisch änderbare als auch feste Parameter in ProKita abspeichern.